Разработка плана повышения операционной эффективности бизнеса

Наш Заказчик, компания с государственным участием, занимает лидирующие позиции в области проведения сертификаций и аудита. Компания широко представлена в регионах России и неизменно стремится к совершенству, способствуя развитию отрасли и обеспечивая соблюдение строгих стандартов производительности.

Стратегия развития Заказчика заключается в расширении бизнеса, децентрализации управления, цифровой трансформации основного вида деятельности с целью увеличения влияния на отрасль.

Консолидация всех ключевых решений в одном лице приводила к сложностям в работе основных бизнес-процессов: при заключении договоров, в закупках и продажах, hr-процессах. Сильная личность руководителя обеспечивала высокую точность и качество управленческих решений. Одновременно с этим рыночная конъюнктура сложилась таким образом, что в тот момент времени бизнесу требовались быстрые и точные стратегические шаги по перестройке. Для компании было критически важным не упустить такой момент, но, к сожалению, из-за высокой занятости руководителя в операционной работе, у него оставалось недостаточно времени на стратегическую деятельность.

С технической точки зрения организация столкнулась с проблемой отсутствия способов получения актуальной информации о деятельности компании для своевременного принятия управленческих решений. Существующая “оперативная” аналитика осуществлялось вручную на ежемесячной основе с большой задержкой по времени.

С точки зрения ИТ, организация сталкивалась с постоянными проблемами внедрения новых систем: качество и сроки не соответствовали ожиданиям внутренних заказчиков. Внедрение осуществлялось хаотично и нуждалось в постоянном контроле руководителя.

Проекты внедрения комплексных организационных изменений начинаются с полноценной организационной диагностики.

"Организационная диагностика – систематический сбор и анализ информации о состоянии организации с целью выявления проблем ее функционирования, а также определения путей и резервов для их преодоления путем применения концептуальных моделей и методов социальных и поведенческих наук." (Пригожин А.И.)

После предварительного интервью с руководителем организации мы разработали план проведения организационной диагностики. Специально для Заказчика была разработана анкета проведения проблемных интервью и выделены ключевые сотрудники для общения. Помимо интервью был проанализирован перечень организационных документов, включающих в себя организационную структуру, карту основных бизнес-процессов, положения о подразделениях и должностные инструкции, стандарт ведения проектной деятельности, систему мотивации и текущую редакцию стратегии цифровой трансформации.
Проанализировано содержание основных информационных систем компании, собрана обратная связь на ведение проектной деятельности.

Так как Заказчик является компанией с государственным участием, то его деятельность также регламентируется государственными актами. В связи с этим данные документы были добавлены в перечень для изучения.

В процессе обследования компании Заказчика был выявлен ряд управленческих противоречий и организационных патологий, детальный анализ которых дал информацию для реализации следующего этапа.

Базируясь на результатах организационной диагностики, мы разработали и оценили комплекс мероприятий по минимизации влияния выявленных организационных патологий на деятельность компании или полному их устранению. В число мероприятий были включены следующие проекты организационных изменений:

1. Корректировка модели управления, включающая уточнение организационной структуры компании, процессы работы со стратегией, обеспечивающие ее исполнение на местах, улучшение процессов взаимодействия управленческой команды и др.

2. Трансформация ИТ-блока и организация проектного офиса компании.

3. Реинжиниринг ряда бизнес-процессов: договорная деятельность, финансовое сопровождение и пр.

4. Цифровизация отдела продаж.

5. Внедрение процессов принятия решений на основании данных.

По результатам проведенной работы специалисты Sibedge подготовили план изменений, содержащий не только информацию, полученную в ходе анализа, но и конкретные шаги по улучшению текущей ситуации Заказчика.

В отчете подробно описаны выполненные задачи, выявленные организационные патологии и взаимосвязи между ними, а также представлены практические предложения по трансформации деятельности компании.

Все проекты организационных изменений тщательно спланированы с точки зрения ожидаемого эффекта, влияния друг на друга и объема участия команды заказчика. Разработана дорожная карта проекта, ресурсный план, произведена детальная оценка работ. Проработаны и прописаны ожидаемые результаты каждого блока задач.

После изучения предоставленного отчёта и дорожной карты Заказчик принял решение в пользу поэтапной реализации предложенных мероприятий. Часть проектов изменений заказчик запустил самостоятельно, а к выполнению оставшихся подключена команда экспертов Sibedge.