Автоматизация процесса Performance Review с помощью Microsoft Power Platform

Автоматизация HR-процессов является одним из ключевых факторов эффективности любой компании. Сотрудники всегда задействованы во всех внутренних процессах. И если даже это будет не весь персонал сразу, то точно большая его часть. При этом в начале своего пути большинство компаний используют стандартные и понятные инструменты: корпоративную почту и редакторы текстовых и табличных документов. Чисто технически, на первоначальном этапе этого достаточно, чтобы обеспечить любой процесс (в случае Sibedge – это пакет от Microsoft). Но «достаточно» вовсе не означает «успешно решено», особенно в условиях роста компании.

В Sibegde базовым процессом взаимодействия сотрудника и компании является ежегодная встреча, которая называется Performance Review (PR). Она состоит из нескольких частей и включает в себя:

- встречу с непосредственным руководителем для ретроспективы достижений сотрудника за прошедший период;
- финальную оценку выполнения поставленных целей;
- фиксацию новых целей и условий взаимодействия на будущее.

Помимо непосредственно оценки работы, к встрече могут собираться данные по компетенциям сотрудника: его текущие профессиональные навыки, дополненные Soft Skills. Для оценки последних в компании используется метод 360°, когда оценка по навыку собирается с самого сотрудника, его руководителя, подчиненных и коллег, а потом анализируется и выводится итоговый показатель. 

Для поддержания такого ступенчатого процесса оценки в компании создана отдельная команда «Оценки персонала», состоящая из менеджера по оценке и администратора оценки.

- В задачи Менеджера входит аналитика полученных данных в рамках метода 360°, проведение итоговых встреч, отчетность и аналитика по процессу в целом, а также партнерская роль для всех руководителей в компании.
- В то время как Администратор обеспечивает оценку данными.

Изнутри процесс выглядит следующим образом:

	Этап	Метод сбора	Что происходит на этапе
1	Создание файла с исходными данными для Performance Review конкретного сотрудника	Вручную	Администратор создает индивидуальный Excel-файл на базе шаблона.
2	Сбор данных для PR (с сотрудника и его руководителя)	Вручную	Администратор высылает заготовленную MS Form и копирует данные ответов в созданный индивидуальный Excel-файл.
3	Сбор данных для оценки Soft Skills методом 360°	Вручную	Администратор высылает заготовленную MS Form письмом (или через MS Teams) на выбранных коллег. В письме он указывает сотрудника, у которого проходит оценка. Имя этого сотрудника каждый из коллег должен указать в MS Form.  Администратор вручную копирует данные ответов из MS Form в индивидуальный файл оценки.
4	Фиксация итогов PR: оценка по текущим целям, постановка новых целей, итоговый рейтинг сотрудника	Вручную	Данные, заполняемые в процессе PR-встречи, вносятся в индивидуальный PR-документ сотрудника. Для того чтобы к ним вернутся, требуется найти и открыть соответствующий документ.
5	Сбор статистики по результатам оценки персонала	Вручную	Данные находятся в индивидуальных Excel-файлах и могут быть агрегированы только вручную. Очень часто для удобства работы каждый из файлов изменяется в процессе (объединяются ячейки, переносятся значения), что мешает в автоматической агрегации данных.

Реализация и поддержание такой процедуры в компании уже с сотней сотрудников становится рутинной и тяжеловесной операцией. Появляется уровень максимально возможной нагрузки на администратора оценки. Это значит, что при росте компании процесс в таком виде может поддерживаться только путем расширения команды. 

И уже дополнительно, особенную «боль» составляет человеческий фактор: начиная с ошибок самого администратора при копировании данных, заканчивая ответами коллег – ведь с точки зрения Excel «Иванов Сергей» и «Сережа Иванов» это совсем разные люди и искать их среди строчек приходится по отдельности.

В течение длительного времени команда Sibedge собирала и изучала подобные требования. В результате чего пришли к выводу, что вне зависимости от контекста все подобные требования сводятся к следующему:

1. Оценка должна проходить в понятном и знакомом для сотрудников компании сервисе. Если ежегодные встречи можно «проводить» в стороннем сервисе или приложении, то организовать «на стороне» централизованное заполнение оценки для 360° без ошибок и к конкретному сроку будет крайне сложно.2

2. В процессе оценки необходима минимизация ошибок как администратора, так и проходящих ее сотрудников.

Мы определили проблему и собрали требования. Теперь дело оставалось за малым: найти такой функционал и такое решение, которое было бы оптимальным для всех сторон.

Вариант 1: Разработка собственной системы оценки.

Мы в Sibedge занимаемся заказной разработкой и очень хорошо понимаем стоимость и сроки подобного проекта. В нашем случае, к сожалению, бюджета на создание собственной системы оценки заложено не было, и мы не могли себе позволить ждать год для согласования нового плана. Понимая, что наша компания наверняка не единственная, кто сталкивается с подобным запросом на систему оценки, мы перешли к следующему шагу: поиску уже готового альтернативного решения.

Вариант 2: Готовое решение с рынка.

Потратив несколько месяцев на исследование готовых продуктов, пройдя дюжину DEMO, запросив несколько триал-периодов, мы пришли к неутешительным выводам:

1. Хорошие решения стоят дорого! Конечно, дешевле, чем разработка своего решения, но несколько миллионов в год точно (в зависимости от количества сотрудников и необходимых функций).

2. Интеграция с существующей корпоративной системой — это дорогой и долгий процесс, который часто приходится «докупать» при использовании готового решения.

3. Мы не нашли ни одного продукта, который бы на 100% мог лечь на существующий процесс. Значит нас ожидала либо доработка продукта, что требует дополнительных вложений. Либо изменение процесса, что требует дополнительных затрат на его внедрение в компании.

Нельзя сказать, что решений на рынке нет. Они есть, и их достаточно много. Но по тем или иным причинам нас они не устраивали: где-то стоимость оказалась слишком большой, где-то функционала оказывалась слишком много и он запутывал, где-то процесс было невозможно настроить под наши конкретные пожелания. Готовые “коробочные” решения оказались не способным решить нашу задачу.

Мы решили заглянуть немного вне парадигмы решений конкретно для Performance review. И попробовали искать функционал, который помог бы просто настроить имеющиеся процессы. При этом силами уже существующих в компании инструментов. Одной из альтернатив оказалось решение Power Platform от Microsoft.

- Power Platform специализируется на автоматизации бизнес-процессов.

- Все сервисы Power Platform уже включены во все корпоративные пакеты Microsoft (от E1). Компании не нужно оплачивать ничего дополнительно

- Нет потребности в дополнительной интеграции приложений между собой – все сервисы находятся внутри вашей корпоративной экосистемы Microsoft.

- Коммуникация с участниками процесса в рамках привычной информационной системы сотрудника: все взаимодействие через привычные инструменты – почту и MS Teams.

- Для разработки внутри Power Platform не нужны программисты и тестировщики. Аналитик, описывающий бизнес-процессы, сам способен реализовать всю автоматизацию.

MS Excel

Excel является местом хранения индивидуальных файлов Performance Review.

MS SharePoint Online

SharePoint предоставляет возможность создать внутренний Web-портал для администрирования процесса оценки.

MS Teams

Сбор необходимой информации как для Performance Review, так и для оценки 360° проходит через адаптивные карты – специальную форму JSON, которую можно отправлять через MS Teams в виде интерактивного сообщения. Сообщение приходит в чат от бота Power Automate и выглядит как стандартный чат MS Teams. При этом есть возможность создать своего бота, если функционал имеющего вас не устроит.

MS Outlook

Письма на почту используются как система оповещения всех заинтересованных участников процесса о статусе оценки: трекинг начала оценки и итоги Performance Review.

Power BI

Платформа от Microsoft для работы с данными и построения отчетов. Используется как агрегатор данных по текущим сотрудникам компании.

Power Automate – ключевой компонент автоматизации

Power Automate позволяет настраивать автоматические цепочки действий (тем самым корректируя движение информации) на основе вашего собственного процесса. То есть можно буквально задать логику процедуры оценки на основе любых событий. К примеру, при заполнении и отправке формы MS Form вызывается цепочка действий: уведомление руководителя сотрудника о заполненной форме, запуск процесса согласования полученной формы, отправка ответа о согласовании сотруднику, внесение информации в базу учета и пр.

Первым шагом реализации было создание внутреннего портала оценки, на котором проходило все администрирование. В нашем случае – это сайт на MS SharePoint. 

Который является рабочим инструментом для администратора, местом хранения всех файлов оценки, отчетов и статистики. Через него же администратор запускает процесс оценки для каждого конкретного сотрудника: для этого он выбирает сотрудника из списка и нажимает на кнопку «Запустить оценку». Эта кнопка запускает поток MS Power Automate, который за несколько секунд:

1. Создает из Excel-шаблона индивидуальный файл оценки сотрудника в папке на портале.

2. Заполняет индивидуальный файл информацией, которая уже есть в системе: данные предыдущих оценок, информация об отделе, руководителе и тд.

3. Отсылает письмо-уведомление всем заинтересованным сторонам (руководители, HR) на почту о начале оценки сотрудника.

4. Высылает через бота в MS Teams всем потенциальным ассессерам этого сотрудника специальные оценочные формы – Adaptive Cards, которые можно заполнить прямо в чате с ботом.

5. Собирает введенные ассессерами данные в индивидуальный файл, а также в общее хранилище со статистикой для удобной сборки данных.

Администратору оценки остается только отслеживать уведомления от бота о том, что тот или иной сотрудник заполнил оценку с формой. И наблюдать, как индивидуальный файл наполняется данными. Если нужно, администратор может добавить, например, дополнительных коллег при опросе 360° в уже идущую оценку. Для этого достаточно на портале нажать на кнопку «Отправить доп.формы» и выбрать, кому их отправить. Остальное поток Power Automate выполнит сам.

Основным инструментом работы менеджера по оценке становится индивидуальный файл оценки сотрудника. На базе собранных данных в нем строятся все необходимые диаграммы и графики, позволяющие анализировать статистические данные оценки 360°. На отдельной вкладке отображаются данные по Performance Review: оценка удовлетворенности, цели предыдущего периода, место для внесения новых целей, общий рейтинг сотрудника и другая информация, которую необходимо обсудить на самой встрече. В процессе встречи Менеджер по оценке или Руководитель сотрудника вносят комментарии и договоренности прямо в Excel-файл.

После встречи Менеджер по оценке завершает на портале оценку сотрудника, запуская тем самым следующую цепочку действий:

1. Перенос данных из файла в общую базу данных. Например, при завершении текущих целей сотрудника и сохранение оценки, присвоенной на встрече, и внесение новых персональных целей.

2. Перенос индивидуального файла оценки в архивную папку на портале.

3.Отправка письма на всех заинтересованных лиц о завершении оценки и ее итогах. Письмо служит сигналом к дальнейшим кадровым и управленческим решениям, связанным с сотрудником (такие, как повышение ЗП, изменение грейда и тд).

Power Platform берет на себя всю «рутинную» работу внутри процесса, давая администратору возможность сконцентрироваться на «смысловой» ее части: кто и кого будет оценивать, когда нужно начинать и тд. В результате такого подхода исходная таблица процедуры оценки принимает следующий вид:

	Этап	До автоматизации	Метод сбора	После автоматизации
1	Создание файла с исходными данными для Performance Review конкретного сотрудника	Администратор создает индивидуальный Excel-файл на базе шаблона.	Автоматизация 100%	Создается через Power Automate.
2	Сбор данных для PR (с сотрудника и его руководителя)	Администратор высылает заготовленную MS Form и копирует данные ответов в созданный индивидуальный Excel-файл.	Автоматизация 100%	Рассылка форм в MS Teams с помощью Power Automate. Автоматическое добавление данных в файл оценки.
3	Сбор данных для оценки Soft Skills методом 360°	Администратор высылает заготовленную MS Form письмом (или через MS Teams) на выбранных коллег. В письме он указывает сотрудника, у которого проходит оценка. Имя этого сотрудника каждый из коллег должен указать в MS Form.  Администратор вручную копирует данные ответов из MS Form в индивидуальный файл оценки.	Автоматизация 100%	Рассылка форм в MS Teams с помощью Power Automate. Автоматическое добавление данных в файл оценки.
4	Фиксация итогов PR: оценка по текущим целям, постановка новых целей, итоговый рейтинг сотрудника	Данные, заполняемые в процессе PR-встречи, вносятся в индивидуальный PR-документ сотрудника. Для того чтобы к ним вернутся, требуется найти и открыть соответствующий документ.	Автоматизация 100%	При завершении оценки на портале, данные из файла попадают в соответствующие списки SharePoint.
5	Сбор статистики по результатам оценки персонала	Данные находятся в индивидуальных Excel-файлах и могут быть агрегированы только вручную. Очень часто для удобства работы каждый из файлов изменяется в процессе (объединяются ячейки, переносятся значения), что мешает в автоматической агрегации данных.	Автоматизация 100%	Полные статистические данные представлены в Power BI:  1. Статистика по оценке персонала (данные 360°) 2. Статистика по PR (рейтинги, выполнение целей, достижения) 3. Employee portfolio report – отчет, содержащий всю информацию о сотруднике: история повышения ЗП, все данные по PR, данные по навыкам и тд.

Следуя такому алгоритму, мы успешно настроили и запустили тестовую оценку для нескольких сотрудников. После чего откорректировали процесс, в результате которого через процедуру оценки прошел весь персонал компании. На этапе анализа результатов внедрения подобной системы автоматизации мы можно смело заявить, что они превзошли наши самые оптимистичные ожидания по всем параметрам!

Что мы получили в результате:

- Разработка, тестирование и внедрение автоматизации заняли один месяц. При этом мы сами собрали и настроили весь процесс в системе исходя из нашего внутреннего регламента оценки. Самое главное, что нам не пришлось подгонять потребности бизнеса под готовое “коробочное” решение и идти на компромисс со своими требованиями.

- Временные затраты на администрирование оценки со стороны администратора снизились на 80%. Если раньше управление процессом оценки занимало до 4 часов в день, то после автоматизации оно сократилось до 1 часа раз в несколько дней.

- Благодаря тому, что в автоматизации использовались привычные для сотрудников инструменты, сопротивление было минимальным. Изменения больше воспринимались как разумная оптимизация, нежели внедрение дополнительных инструментов. Как итог, произошло повышение процента заполняемости форм на 30%: все вовремя, без ошибок и без лишних напоминаний.

На текущий момент система работает уже больше года и не вызывает нареканий со стороны как пользователей, так и тех, кто ее обслуживает. Наоборот, инструмент позволил нам быстро автоматизировать процесс в тех частях, о которых не думали в самом начале. К примеру, с помощью Power Automate реализована система напоминаний о заполнении форм, что еще больше разгружает администратора оценки. 

Отдельно стоит упомянуть, что сам процесс внедрения занял порядка месяца с учетом специфики системы и наличия наших пожеланий. Для такого масштабного проекта – это однозначное достижение!

Разумеется, несмотря на все имеющиеся преимущества Power Platform имеет ряд ограничений. И есть некоторые задачи с которыми она пока справляется хуже топ-10 отраслевых решений. Для себя же мы выбирали наиболее подходящий компромисс по соотношению цены и качества, а также по возможной гибкости в настройке процессов. При наличии у вас уже имеющейся инфраструктуры от Microsoft, Power Platform станет лучшим вариантом для настройки процессов оценки персонала и Performance Review по ряду причин:

- Power Platform уже есть в вашей экосистеме, не нужно ничего дополнительно платить;

- Возможно гибко настроить процессы под требования вашей компании без участия программистов;

- Более того, есть возможность в дальнейшем автоматизировать множество других важных и ключевых бизнес-процессов.

Сейчас внутри Sibedge все больше процессов внутренней автоматизации переходят на решения на основе Power Platform. Мы прошли данный путь сами и в результате на собственном опыте научились:

- Перекладывать реальные бизнес процессы на язык автоматизации в Power Platform.

- С помощью Power BI получать обработанные данные, используемые в процессах. Например, мы видим в системе не только прямого менеджера сотрудника, как есть в линейной системе, а знаем, в чьи проекты сотрудник списывал время в последние 3 месяца. И по какому из проектов менеджер в праве давать сотруднику ОС как руководитель.

- Создавать удобные интерфейсы для пользователей в рамках продуктов MS Power Platform.

Понимая, насколько тяжел собственный путь построения и реализации подобной оценки, мы решили транслировать данный опыт вне компании. И помогать другим бизнесам настраивать и автоматизировать их системы. От сбора требований до постановки системы регулярной оценки на поток для всех сотрудников. Вне зависимости от текущей ситуации внутри вашей компании и наличии компетенций, Sibedge сможет не только выстроить, но и автоматизировать HR-процессы. И в результате стать для вас надежным партнером на пути цифровизации и диджитализации компании.