-
Вызов
Как и в любой финансовой организации бизнес-процессы Почта Банка тесно завязаны на бумажной корреспонденции. Ежедневно банк рассылает тысячи писем своим клиентам. Перед отправкой эти письма нужно правильным образом обработать и зарегистрировать во внутренней системе документооборота:
• зафиксировать адресата, адресанта, исполнителей и дату создания письма;
• нанести на документ регистрационный номер и дату отправки;
• отсканировать документ и внести все данные в цифровую карточку.
В многочисленных офисах банка эту рутинную работу выполняли отделы из четырёх сотрудников. Чтобы разгрузить людей, ускорить процесс и сократить количество допускаемых ошибок, руководство решило автоматизировать процесс регистрации писем. RPA-разработчиков в IT-департаменте банка не было, поэтому заказчик обратился к экспертам Sibedge. -
Подход
Разработка системы автоматизации происходила в несколько итераций. Изначально роботизировать обработку корреспонденции планировалось с помощью настройки шаблонов Microsoft Word и сбора нужных данных до момента подписания и нанесения печатей на документы. Но этот способ оказался крайне неудобным, ведь в письма постоянно вносились правки, из-за чего данные теряли актуальность. От идеи пришлось отказаться.
Вторая попытка была предпринята после проведения исследований в области распознавания печатного текста. Тщательно подбирались настройка, а робот обучался на сканах документов разного качества. В итоге система успешно распознавала 100% тестовых документов, лишние данные при этом отбрасывались. На этапе внедрения оказалось, что шаблонов документов гораздо больше, чем предполагалось изначально. Робот не работал в полном объёме. Нужен был принципиально иной подход.
Третьей итерацией стало создание веб-приложения, для оформления сотрудниками банка исходящих документов по заданным правилам. К каждому письму прикреплялся уникальный QR-код, являющийся ссылкой на карточку, автоматически сформированную в системе документооборота. В новой системе после внесения любых изменений в документ нужно всего лишь отсканировать его QR-код и нужные данные будут автоматически добавлены в цифровую карточку. -
Итог
Разработка RPA-системы велась полностью на оборудовании банка. Решение было экспериментально внедрено в одном из филиалов банка, где RPA-эксперты оборудовали рабочее место для робота. По результатам внедрения автоматизированной системы можно сделать следующие выводы:
• робот обрабатывает письма минимум в 4 раза быстрее человека;
• для поддержки робота нужен всего один сотрудник, а не целый отдел;
• скорости внутренних-бизнес процессов значительно возросли;
• количество ошибок при обработке документов сократилось.
Над проектом на протяжении 9 месяцев работали трое специалистов Sibedge. Заказчик остался очень доволен результатами, ведь роботизация позволила освободить от рутины множество сотрудников и сократить издержки. На сегодняшний день система внедряется в остальных офисах Почта Банка.
